Es de vital importancia tener presente que se han llevado a cabo reformas en estos últimos años, a través de las cuales, la autoridad tributaria cuenta con mayores fuentes de información- casi en tiempo real, herramientas tales como el comprobante fiscal digital por internet, un sistema de combate a empresas fantasmas, sanciones e infracciones de mayor afectación a la empresa por sus efectos y cuantía, así como un vínculo penal por determinadas conductas originadas tales como la defraudación y la discrepancia fiscal( para personas físicas), por eso es prioritario que dentro de la administración fiscal del negocio y como protección al patrimonio e integridad de los representantes legales y socios, se lleve a cabo la implementación y mejora, en su caso, de mejores prácticas tributarias para identificar, cuantificar y disminuir al mínimo posible los riesgos y consecuencias comentadas.
En este sentido, y por la fecha en la que estamos, vislumbrando la conclusión del ejercicio fiscal 2021, es relevante, la revisión de los siguiente aspectos relacionados con el cierre del ejercicio contable y fiscal de la empresa y evitar las consecuencias comentadas al inicio del presente:
Verificar si hay socios en común en el grupo de empresas, o si se ejerce el control o se lleva a cabo la administración en dicho empresarial por las mismas personas para inmediatamente en caso afirmativo, realizar una integración de las transacciones que realizaron entre el grupo empresarial tales como compra venta de productos, servicios, financiamiento o arrendamientos. Estaremos ante la configuración para efectos fiscales del concepto “partes relacionadas” bajo el cual, el contribuyente tiene la obligación de demostrar a la autoridad fiscal, que las operaciones que se realizaron entre empresas filiales, contienen igualdad de condiciones respecto a las que se hubieran pactado con empresas terceras tales como un algún cliente o proveedor común y corriente.
Obtener la declaración anual y papeles de trabajo, pagos provisionales e informativas anuales del 2020 pues ésta contiene información útil para la determinación de impuestos y cumplimiento de obligaciones fiscales tales como el coeficiente de utilidad, pérdidas fiscales y saldos a favor en 2021.
Solicitar al área o persona encargada del área fiscal, un resumen ejecutivo sobre la presentación de los pagos provisionales 2021 y demás obligaciones fiscales relacionadas tales como contabilidad electrónica, informativas mensuales de operaciones con proveedores ( para efectos de IVA) haciendo énfasis en la validación del entero en tiempo y forma de las retenciones de ISR y en IVA ( honorarios, fletes) pues su omisión puede llegar a constituir delito de defraudación fiscal, además de las multas por la omisión o presentación fuera de plazo de las mismas.
- Obtener el expediente de las conciliaciones bancarias de los 12 meses y validar que estén debidamente depuradas y conciliadas, para asegurarse que todas las operaciones relativas a bancos, han sido correctamente registradas en contabilidad para sus efectos fiscales sean considerados en la determinación del impuesto y en la información a enviar a la autoridad fiscal.
- Integración al diciembre 2021 de los deudores diversos y acreedores diversos por antigüedad, para checar: a)si hay prestamos o cuentas por pagar a los mismos, b) en el caso de cuentas por pagar a personas físicas honorarios y arrendamiento así como a sociedades o asociaciones civiles serían no deducibles, pues se podrán deducir hasta el momento sean pagadas y c) Anticipo de gastos que corresponda a un bien o servicio que se recibirá en 2022.
- Verificar si durante el ejercicio se recibieron préstamos, aportaciones para futuros aumentos de capital o aumentos del mismo, en efectivo en moneda nacional o extranjera mayores a 600 mil pesos y cotejar con las actas de asamblea y el registro contable respectivo.
- Formular el estado de variaciones en el capital para verificar distribución de dividendos y reembolsos, aportaciones, pues de estas transacciones, se tienen efectos fiscales a la empresa tales como posible pago de impuestos y también en el accionista.
- Revisión de la integración de las pérdidas fiscales pendientes de amortizar y su actualización, para su amortización de las utilidades fiscales a obtener en el 2021.
- Revisión de la integración de los saldos a favor ( ISR, IVA) vs la presentación ante el SAT de los mismos y que estos coincidan con la balanza, recordando la eliminación de la compensación universal desde el 2019, excepto con saldos generados y reportados hasta el 31 de diciembre del 2018.
- Obtener cédula de activos fijos y su deducción y depreciación y verificar si los cálculos contables y fiscales están correctos en lo referente a : tasas de deducción por activo, índices y saldos pendiente de deducir al cierre, así como su cotejo vs los saldos en contabilidad, recordando que la deducción por inversiones del ejercicio es una deducción fiscal no contable y la depreciación de activo fijo es una partida contable no fiscal.
- Hacer un análisis minucioso sobre la determinación del costo de ventas ( inventario inicial + compras – inventario final) y verificar vs la integración de las compras y el inventario físico inicial al 01 de enero 2021( cotejar vs balanza y declaración anual 2020), así como no olvidar programar el levantamiento de inventarios físicos al 31 de diciembre 2021.
- Revisar las deducciones autorizadas revisando si hay aquellas que tienen requisitos específicos de para deducibilidad, por ejemplo, cuentas incobrables, mercancías de importación, pagos a administradores, comisarios, directores, asistencia técnica o regalías, deducción de inventarios que han perdido su valor, etc), así como la determinación correcta de la utilidad y pérdida cambiaria.
- Solicitar resumen del comparativo de XML´s entre el SAT y la empresa para una revisada general.
Las reformas fiscales que se aprobaron para 2021, incluyeron una diversidad de cambios que versan sobre las plataformas digitales, mayor control en donatarias autorizadas, obligaciones de comprobantes fiscales digitales, entre otros, cambios en la regla anti abuso (recaracterización de operaciones que carezcan de razón de negocio), nuevos supuestos de Cancelación y restricción de Certificado de sello digital, documentación legal a conservar por parte de la empresa, Responsabilidad solidaria a directores, socios y representantes, y nuevas atribuciones a la autoridad fiscal tales como análisis financiero fiscales sobre riesgos impositivos, indicadores de utilidad y tasas efectivas de impuestos y la iniciativa de reformas fiscales para 2022 continua con esta vertiente de modificaciones para combatir la evasión y elusión fiscal, mayores obligaciones y sanciones y multas más onerosas, por lo todo director, ejecutivo incluso a nivel estratégico, deben tener de llevar a cabo estas acciones enlistadas desde este momento, adoptando por tanto, el enfoque preventivo y no correctivo, para disminuir riesgos en la empresa, los representantes y los accionistas.