Entre las características de las empresas grandes podemos observar que uno de los motivos de su éxito está en que cuentan en su organigrama con dos áreas básicas que contribuyen de manera formal en su consolidación y crecimiento de la empresa o grupo empresarial: Control Interno y Auditoria Interna.

En el caso del Control Interno es el área encargada de diseñar e implementar el Sistema Administrativo de Información adecuado, que incluye todo lo concerniente al control operativo, administrativo y financiero de la empresa, de tal manera que se cuente con una seguridad razonable sobre la optimización de uso de los recursos, dejando la evidencia sobre la trasparencia, honradez, eficiencia, eficacia y economía en el uso de los mismos, lo cual en esencia contribuye a su éxito empresarial.

En el caso de la Auditoria Interna, es el complemento del Control Interno y se encarga de analizar y evaluar la efectividad de los controles establecidos por el área de Control Interno, los cuales se encuentran formalmente establecidos en los manuales de políticas y procedimientos de la empresa; y bajo la óptica de administrar los riesgos, realiza pruebas de cumplimiento para verificar que existan los controles en las áreas, que los responsables los conozcan, que los apliquen y cumplan en sus operaciones cotidianas y que se obtengan los resultados esperados. Como resultado de las auditorías internas, la administración de las empresas obtiene recomendaciones para optimizar los procesos y el desempeño de los mismos en contribución a la eficiencia operativa de la entidad.

¿Qué pasa en la pequeña y mediana empresa del sector privado?

En la pequeña y mediana empresa, no se considera costeable contar con las dos áreas antes mencionadas, por lo que es muy recurrente encontrar en el organigrama el departamento de Contraloría a cargo de un Contralor, cuya función principal debe ser el de diseñar y establecer los controles necesarios para la eficiencia y trasparencia en el uso de los recursos; y al mismo tiempo supervisar el correcto cumplimiento de estos controles mediante el establecimiento de reportes administrativos que contemplen los indicadores adecuados para monitorear el cumplimiento de los objetivos.

La Contraloría desde mi punto de vista es un área operativa, pero al mismo tiempo normativa, porque implementa controles y supervisa su cumplimiento, por lo que juega un papel relevante en la pequeña y mediana empresa.

A continuación, les presento un decálogo con las principales actividades que deben recaer entre las responsabilidades de las contralorías en las empresas privadas:

1. Proponer el organigrama óptimo, estableciendo la adecuada segregación de funciones para cumplir con los lineamientos de control interno adecuados.
2. Definir las responsabilidades de los puestos por escrito para una adecuada organización administrativa.
3. Establecer políticas y procedimientos operativos que sirvan de guía a los colaboradores y que contribuyan a eficiencia, eficacia y economía en el uso de los recursos.
4. Definir los formatos, reportes de registro de transacciones operativos e informes administrativos a utilizar, procurando aprovechar al máximo la tecnología y sistemas automatizados con que cuente la empresa.
5. Estar a la vanguardia en el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación y proponer a la dirección general y a los accionistas la que de acuerdo a las necesidades de la empresa sea conveniente adquirir e implementar considerando el hardwere y software apropiados.
6. Proponer la planeación presupuestal anual, de manera específica el presupuesto del flujo de efectivo operativo.
7. Supervisar el adecuado cumplimiento de los controles establecidos, estableciendo metas, definiendo indicadores básicos a verificar y analizando los reportes administrativos de manera periódica comparados contra los presupuestos y resultados esperados.
8. Supervisar de manera puntual el flujo de efectivo, analizar las variaciones contra los presupuestos y proponer las medidas correctivas que considere procedentes
9. Supervisar la adecuada y oportuna elaboración de los estados financieros mensuales.
10. Coordinarse con los asesores externos en materias fiscales, laborales y legales que se requieran.

CONCLUSIÓN

Ser una pequeña empresa no justifica una desorganización administrativa, ya que establecer una buena contraloría en la empresa es marcar el rumbo hacia un crecimiento organizado, seamos proactivos.

M.A. Carlos Alberto Pereira Palomo